会社と代表者・役員のお金の貸し借りの契約書

結論：役員との貸し借りは、契約書・承認・議事録の三つをそろえる

会社が代表者や取締役にお金を貸す、あるいは代表者が会社に自分のお金を貸す。小さな会社では、よくあることです。ところが、会社の口座と個人の口座の間で送金しただけで、契約書もなく、承認の記録もなく、何年かたって「あれは貸したのか、報酬の前払いか、立替か、出資か」が分からなくなる、という場面が少なくありません。会社の資金の流れを後から確かめる株主、後任の取締役、会社を引き継ぐ人にとっても、記録がなければ判断のしようがありません。

会社と取締役の間の取引は、会社法で利益相反取引として扱われ、取締役が自己のために会社と取引をしようとするときは、重要な事実を開示して承認を受けることが求められます（会社法356条1項2号）。そこで、役員との貸し借りでは、次の三点をそろえます。一つ目は、金額、利率、返し方などを定めた契約書。二つ目は、会社法が求める承認の手続。三つ目は、承認があったことを示す議事録（または書面同意）です。このページでは、この三点を契約書と一緒に整える観点でまとめます。なお、利率の定め方や、会計上・税務上の取扱いはこのページでは扱いません。税務の取扱いは別途確認が必要です。

法人が貸主になる契約書の項目と、このページの範囲

法人が自己の資金を原資として個人に貸す金銭消費貸借契約書では、一般に、前文に法人の資金を原資とすることを置き、契約の背景または趣旨の条で、貸付の経緯と、書面を交わす目的を書きます。貸付日をもって金員が交付されたものとみなす条、一括返済を原則として分割は書面による協議で行う返済の条、期限の利益の喪失の条、担保や保証人を設けないことの確認の条、通知、協議、管轄の条が続くのが典型的な並びです。この型の基本は借用書と金銭消費貸借契約書で詳しく扱っています。ここでは繰り返さず、役員との貸し借りで加えなければならない点に絞ります。

契約書に「貸金業に該当するものでもない」と書いても、書いたことで実態が変わるわけではありません。貸金業は、金銭の貸付けで業として行うものをいい、除外される類型は貸金業法2条1項の各号にあります。同項4号は、事業者がその従業者に対して行う貸付けを除外していますが、会社の役員がここに入るかどうかは、このページでは断定しません。大切なのは、役員への貸付が、反復して多数の相手に貸す形になっていないか、貸付が会社の事業とは別の、単発の資金移動として説明できるかを、実態に即して確かめることです。登録が必要かどうかの判断は、条文の要件へのあてはめになります。

契約書の当事者と署名：代表者が会社の相手方になるとき

役員との貸し借りには、二つの方向があります。会社が貸主で、役員が借主になる型（役員貸付）。役員が貸主で、会社が借主になる型（役員からの借入）。どちらの型でも、会社側の当事者は会社であり、会社を代表して契約書に署名するのは、代表取締役が一般的です。代表取締役は、会社の業務に関する一切の裁判上又は裁判外の行為をする権限を持ちます（会社法349条4項）。

問題は、代表取締役自身が借主（または貸主）になるときです。同じ人が、会社の代表者として署名し、個人としても署名すると、一人で契約の両側に立つことになります。民法は、同一の法律行為について、当事者双方の代理人としてした行為を、代理権を有しない者がした行為とみなします（民法108条1項）。ただし、会社法356条1項2号・3号の取引については、同条の承認を受けたものに限り、民法108条を適用しないと定めています（会社法356条2項）。つまり、承認を受ければ、代表者が両側に署名しても、自己契約・双方代理の問題にはなりません。承認の手続を踏まずに署名してしまうと、取引の効力や、取締役の責任が問題になるおそれがあります。

実務では、承認の決議のなかで、この取引について会社側で署名する人を決めておくと、後の疑義が減ります。取締役が他にいる会社なら、借主（または貸主）でない取締役が会社側の署名者になる形が、読み手にとって最も分かりやすくなります。

利益相反取引の承認：株主総会か取締役会か

会社法356条1項は、取締役が自己または第三者のために会社と取引をしようとするときは、株主総会で、その取引につき重要な事実を開示して承認を受けなければならないと定めています（2号）。取締役会設置会社では、この「株主総会」が「取締役会」に読み替えられます（会社法365条1項）。さらに、取締役会設置会社では、取引をした取締役が、取引の後、遅滞なく、取引についての重要な事実を取締役会に報告します（同条2項）。承認は、取引を「しようとするとき」に受けるものです。契約の前に、承認を済ませておきます。

開示する「重要な事実」は、取引の内容を判断するのに必要な事項です。貸付なら、貸付の金額、貸付日、利率（無利息を含みます）、返済の方法と期限、担保や保証の有無、借入の目的を、具体的に説明できるようにしておきます。契約書の骨子をそのまま説明すれば足ります。

取締役会設置会社で特別利害関係のある取締役が議決に加われない点は、取締役の人数が少ない会社で意味を持ちます。たとえば取締役が3人で、そのうち1人が会社から借りる取締役なら、議決に加わることのできる取締役は2人です。取締役会の決議は、議決に加わることができる取締役の過半数が出席し、出席した取締役の過半数で決めるため（会社法369条1項）、この2人がそろって出席し、2人とも賛成する必要があります。取締役会を開く前に、定款の定めも含めて、決議が成り立つ人数を確かめておきます。

承認を受けたからといって、取締役の責任がなくなるわけではありません。356条1項2号・3号の取引によって会社に損害が生じたときは、その取引をした取締役、会社が取引をすることを決定した取締役、承認の決議に賛成した取締役は、任務を怠ったものと推定されます（会社法423条3項）。取引が自己のためにした直接の取引（356条1項2号）であれば、取引をした取締役の責任は、自分の責めに帰することができない事由によるものでも免れません（同法428条1項）。役員が会社から借りるときは、利率や返済条件が会社にとって不利益になっていないか、承認の際に確認する意味がここにあります。

議事録と契約書を一緒に整える

承認の証拠になるのは、議事録です。取締役会の議事録には、開催の日時と場所、議事の経過の要領とその結果、決議を要する事項について特別の利害関係を有する取締役があるときはその氏名、議長がいるときはその氏名などを書きます（会社法施行規則101条3項）。書面で作るときは、出席した取締役と監査役が署名または記名押印します（会社法369条3項）。議事録に異議をとどめない取締役は、決議に賛成したものと推定されます（同条5項）。

契約書の側には、承認があったことを書いておきます。背景の条に一項を足す形が、読み取りやすくなります。

契約書と議事録は、一つの綴りにして保存するのが原則です。取締役会議事録は本店に10年間、株主総会議事録も本店に10年間備え置きます（会社法371条1項、318条2項）。契約書に書く利率の決め方は、会社と役員で決まった事実をそのまま書き、利率が妥当かどうかの税務上の評価は、このページでは扱いません。

すでに何回も振り込んでいる資金移動を、一つの契約にまとめる

契約書がないまま、会社の口座から代表者の口座へ、あるいはその逆に、何回かに分けて送金してきた、という例があります。こうした資金移動は、一つの契約にまとめ、特定の日付の貸付として確認し、内訳を別紙にする形で整理できます。契約書の本文には総額と契約日を書き、一つひとつの送金の日付と金額は、別紙の表にまとめる、という分担です。

まとめるときの手順は、次のとおりです。まず、送金の一覧を作り、一つひとつの送金が、貸付、報酬の前払い、立替の精算、出資のどれにあたるのかを仕分けます。役員報酬や立替の精算にあたるものを、貸付に混ぜると、返済の義務の範囲が曖昧になります。次に、貸付と整理した送金だけを別紙に並べ、合計を出します。本文では、別紙記載の各金員を、貸付として受け取ったことを確認し、その合計額を本契約の貸付金とすると書きます。複数回の貸付をまとめる債務弁済契約書と同じく、まとめる前の貸付を日付と金額で列挙して、総額と締結時の残高を条文で確かめる形です。会社の帳簿上の記録と別紙の内訳が合っているかも、この段階で突き合わせます。どの科目で処理するかは、本ページでは扱いません。税務の取扱いは別途確認が必要です。

書面を交わさないまま貸し借りをしてきたものを後から書面にするときは、背景の条を二つの項に分けます。一つ目は、書面を交わさずに貸した経緯。二つ目は、合意内容を明文化する目的です。後から書面にする型の契約書では、この二項構成が分かりやすくなります。役員との貸し借りでは、この経緯の項に、承認を受けてこなかった事情を詳しく書く必要はありません。経緯は事実を短く書き、承認は今回の手続で受けた、という流れで足ります。契約日以降の返済額と毎月の額の整合、支払口座、期限の利益の喪失は、返済条件と分割で払う約束と期限の利益の喪失の整理に沿って、条文にします。利率や返済額の当否は、会社の側で判断し、契約書には決まった内容を矛盾なく書く、という分担です。

返済条件と、退任・会社の資金繰りが悪化したときの扱い

返済の時期を決めない貸付は、役員との間では特に多く見られます。しかし、返還の時期を定めなかったときは、貸主は相当の期間を定めて返還の催告をすることができる（民法591条1項）にとどまり、いつ返してもらえるのかが決まりません。役員が会社から借りているときは、会社の決算期や資金繰りに合わせて、期日、または最終の期限を決めます。

役員の退任は、貸付が残ったまま起こり得ます。任期満了、辞任、解任のどれでも、貸付金が残っていれば、その扱いを決めておく必要があります。退任時の扱いは、大きく三つの型があります。

会社の資金繰りが悪くなったときの扱いも、あらかじめ書いておきます。役員が会社から借りている側では、会社が資金繰りの都合で、返済を前倒しで求めたい場面があります。「会社の資金繰りが悪化したと会社が判断したとき」のような事由は、使うときに評価が正しいかどうかで争われやすくなります。支払の停止、手形の不渡り、差押え、倒産手続の申立てのように、客観的に確かめられる事由を並べるほうが、使いやすい条文になります（期限の利益の喪失）。債務者が破産手続開始の決定を受けたときは、法律上、期限の利益を主張できなくなります（民法137条1号）。

債権の譲渡も、会社が動くときに問題になります。貸主が会社であれば、会社の貸付債権は、事業の譲渡や再編のなかで第三者に動くことがあります。債権は、原則として譲渡できます（民法466条1項）。当事者が譲渡を禁止または制限する意思表示をしていても、債権の譲渡は効力を妨げられません（同条2項）。ただし、制限の意思表示を知り、または重大な過失で知らなかった譲受人に対しては、債務者は履行を拒むことができます（同条3項）。つまり、「貸主は借主の書面による承諾なく債権を譲渡しない」と書くことは、債権の譲渡自体を無効にするためではなく、譲渡を知った経緯のある譲受人への支払を拒む根拠を残すためのものです。債権譲渡の契約全般は債権譲渡・ファクタリングで扱っています。

返済が済んだときは、返済完了と債務の消滅を書面にして、会社に保存します。会社と役員のお金の記録は、後任の取締役が確かめる資料になります。完済のときの書面は返済猶予・変更・完済確認に整理しています。

承認の抜けと記録の食い違い：起きがちなこと

よくあるご質問

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